Kosten senken und Personalknappheit lösen. Warum Hotels in einen Self-Service-Check-in investieren sollten

Das Gastgewerbe sieht sich mit steigenden Kosten und anhaltendem Personalmangel konfrontiert. Die Investition in Selbstbedienungslösungen für den Check-in, wie beispielsweise Terminals und Online-Check-in, hilft Hotels, ihre Betriebskosten zu senken, die Abläufe an der Rezeption zu optimieren und die Zufriedenheit ihrer Gäste zu steigern. Durch die Verlagerung von Routineaufgaben auf Automatisierung können Hotels ihre Personalressourcen effizienter nutzen und die Servicequalität aufrechterhalten, ohne ständig Personalbeschaffungsprobleme lösen zu müssen. In wirtschaftlich schwierigen Zeiten können Investitionen in die Automatisierung den Unterschied zwischen Überleben und Florieren ausmachen.

Warum die Investition in einen selbstständigen Check-in für Hotels ein kluger Schritt ist

Das Gastgewerbe war schon immer dynamisch, aber in den letzten Jahren sahen sich die Hotels weltweit mit immer größeren Herausforderungen konfrontiert. Steigende Betriebskosten, anhaltende Personalknappheit und sich verändernde Gästeerwartungen haben Hoteliers gezwungen, ihre traditionellen Arbeitsabläufe zu überdenken.

In Zeiten wirtschaftlicher Ungewissheit könnte der Instinkt bestehen, Investitionen zu kürzen - aber was wäre, wenn die richtige Investition tatsächlich Geld sparen könnte? Die Einführung von Selbstbedienungslösungen für den Check-in, wie Online-Check-in und Terminals, erweist sich als eine der klügsten finanziellen Entscheidungen, die ein Hotel treffen kann.

Es senkt nicht nur die Kosten, sondern löst auch große Personalprobleme, so dass Hotels mit weniger Ressourcen effizient arbeiten und gleichzeitig einen hervorragenden Gästeservice bieten können.

Die hohen Kosten des traditionellen Check-In

Seit Jahren ist die Hotelrezeption das Herzstück des Gästeservices. Der Betrieb einer voll besetzten Rezeption rund um die Uhr ist jedoch mit erheblichen Kosten verbunden:

• Gehälter, Sozialleistungen und Schulungen für das Rezeptionspersonal

• Hohe Fluktuationsraten, die zu wiederholten Rekrutierungsbemühungenführen

• Ineffizienzen durch manuelle Prozesse und lange Wartezeiten

• Erhöhter Druck während der Stoßzeiten, der sich auf die Zufriedenheitder Gäste auswirkt

Durch die Verlagerung von Check-in-Aufgaben auf Selbstbedienungslösungen können Hotels diese Kosten drastisch senken und gleichzeitig die Servicequalität verbessern.

Selbstständiger Check-in: Niedrigere Kosten, höhere Effizienz

Selbstbedienungslösungen für den Check-in, sei es durch Terminals in der Lobby oder durch Online-Check-in über die Website eines Hotels, ermöglichen es den Gästen, ihre Ankunft effizient selbst zu organisieren. So lassen sich Kosteneinsparungen erzielen:

1. Geringere Personalkosten
   
   

   Ein Selbstbedienungs-Check-in-System ermöglicht es Hotels, mit weniger Personal an der Rezeption auszukommen, ohne dass die Servicequalität darunter leidet. Anstatt zusätzliche Mitarbeiter einzustellen, um Spitzenzeiten abzudecken, können Hotels das Einchecken und die Schlüsselverteilung der Technologie überlassen, so dass sich das verfügbare Personal auf hochwertige Gästekontakte konzentrieren kann.

1. Weniger Kopfschmerzen bei der Personalbeschaffung
   
   

   Qualifizierte Mitarbeiter für das Gastgewerbe zu finden, ist immer schwieriger geworden. Viele Hotels haben Schwierigkeiten, qualifizierte Rezeptionisten zu finden und zu halten, was zu hohen Fluktuationsraten und häufigen Rekrutierungsbemühungen führt. Durch den Einsatz von Selbstbedienungs-Check-in können Hotels auch mit einem schlankeren Team einen reibungslosen Betrieb aufrechterhalten.

1. 24/7-Verfügbarkeit ohne zusätzliche Personalkosten
   
   

   Das Einchecken zu später Stunde kann kostspielig sein und erfordert Nachtpersonal oder Dienstleistungen Dritter. Ein Selbstbedienungsterminal oder Online-Check-in macht zusätzliches Personal über Nacht überflüssig und stellt sicher, dass die Gäste jederzeit Zugang zu ihren Zimmern haben, wenn sie ankommen.

2. Schnellere, effizientere Gästeabfertigung
   
   

   Lange Warteschlangen an der Rezeption können sich negativ auf das Gästeerlebnis auswirken und zu Frustration und einem schlechten ersten Eindruck führen. Der Selbstbedienungs-Check-in verkürzt die Wartezeiten erheblich und sorgt dafür, dass die Gäste schnell und effizient zu ihren Zimmern gelangen.

Personal und Automatisierung: Eine gewinnbringende Kombination

Eine häufige Befürchtung von Hoteliers ist, dass die Automatisierung dazu führt, dass sich die Gäste unpersönlich fühlen. Der Selbstbedienungs-Check-in ersetzt jedoch nicht die Gastfreundschaft - er verbessert sie. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben kann sich das Hotelpersonal auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist: persönlicher Service, Gästekontakt und Problemlösung.

Anstatt an der Rezeption zu sitzen und Papierkram zu erledigen, kann das Personal in der Lobby präsenter sein, Gästen helfen, die Hilfe benötigen, Fragen beantworten und sie herzlich willkommen heißen. Diese Verlagerung schafft ein Gleichgewicht, bei dem die Technologie Routinevorgänge erledigt und die Mitarbeiter sich auf sinnvolle Interaktionen konzentrieren.

Gästezufriedenheit: Der verborgene Gewinntreiber

Kosteneinsparungen sind ein großer Vorteil des Selbstbedienungs-Check-in, aber die Zufriedenheit der Gäste ist ebenso wichtig. Moderne Reisende legen Wert auf Komfort und Schnelligkeit, und Selbstbedienungslösungen bieten beides. Wenn Gäste die Möglichkeit haben, schnell und effizient einzuchecken, verbessert sich ihr Gesamterlebnis.

1. Keine Warteschlangen mehr
   
   Gäste, die nach einer langen Reise ankommen, wollen nicht in der Schlange an der Rezeption warten. Mit dem Online-Check-in oder einem Selbstbedienungsterminal können sie direkt auf ihr Zimmer gehen, was den Prozess stressfrei macht.

1. Flexibilität und Kontrolle
   
   Selbstbedienungsoptionen ermöglichen es den Gästen, den Check-in-Prozess nach eigenem Ermessen zu gestalten. Manche bevorzugen einen traditionellen Check-in mit einem Rezeptionisten, andere schätzen die Unabhängigkeit eines automatisierten Systems.

1. Höhere Zufriedenheit führt zu Wiederholungsaufträgen
   
   Einreibungsloser und effizienter Check-in-Prozess hinterlässt einen bleibenden positiven Eindruck. Zufriedene Gäste kommen mit größerer Wahrscheinlichkeit wieder, hinterlassen positive Bewertungen und empfehlen das Hotel weiter.

Fallstudie: Wie ein niederländisches Hotel Kosten sparte und Personalprobleme löste

Ein mittelgroßes Hotel der gehobenen Klasse in den Niederlanden stand vor ähnlichen Herausforderungen wie viele andere in der Branche: Personalmangel und hohe Betriebskosten an der Rezeption. Durch die Zusammenarbeit mit Ariane und die Einführung einer hybriden Selbstbedienungslösung (Terminals und mobiler Check-in) konnte das Hotel erhebliche operative Verbesserungen erzielen:

• Die Zahl der Mitarbeiter an der Rezeption wurde von zehn auf sieben verringert, wodurch die Personalressourcen optimiert wurden.

• Einsparung von 81.000 € an Personalkosten innerhalb des ersten Jahres.

• Der ROI wurde in weniger als 11 Monaten erreicht, wodurch die Rentabilität beschleunigt wurde.

• 48 % der in Frage kommenden Gäste entschieden sich für den Selbstbedienungs-Check-in, was die Arbeitsbelastung des Personals reduzierte und die Gästezufriedenheit erhöhte.

Diese Umstellung verdeutlicht, wie die Selbstbedienungstechnologie schnelle Renditen erzielen und gleichzeitig sowohl den Betrieb als auch das Gästeerlebnis verbessern kann.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für eine Investition?

Das Hotel- und Gaststättengewerbe ist bekannt für seine zyklische Natur, bei der sich das Auf und Ab der Wirtschaft auf die Einnahmen auswirkt. Auch wenn es kontraintuitiv erscheinen mag, in schwierigen Zeiten in Technologie zu investieren, ist es oft der klügste Schritt. Wenn Personalknappheit die Einstellung von Mitarbeitern erschwert und die Betriebskosten weiter steigen, ist Automatisierung der Schlüssel zu einem nachhaltigen Geschäftsbetrieb.

• Wenn Ihr Hotel mit Personalengpässen zu kämpfen hat, kann der Selbstbedienungs-Check-in die Belastung für das vorhandene Personal verringern.

• Wenn die Betriebskosten die Gewinne schmälern, kann die Automatisierung helfen, die Ausgaben zu senken.

• Wenn die Gästezufriedenheit aufgrund langer Wartezeiten leidet, können Selbstbedienungsoptionen für ein nahtloses Erlebnis sorgen.

Schlussfolgerung: Eine langfristige Lösung für Hotels

Bei der Investition in den Selbstbedienungs-Check-in geht es nicht nur um Kosteneinsparungen, sondern auch um die Schaffung eines nachhaltigeren, effizienteren und gästefreundlicheren Hotelbetriebs. Durch die Verringerung des Personalaufwands, die Rationalisierung der Abläufe und die Verbesserung der Gästezufriedenheit können sich Hotels für einen langfristigen Erfolg positionieren.

In einem schwierigen wirtschaftlichen Klima zeichnen sich große Hotels durch intelligente Investitionen aus. Die Einführung von Selbstbedienungs-Check-in ist ein zukunftsweisender Schritt, der es Hotels ermöglicht, Geld zu sparen, reibungslos zu arbeiten und die Gäste zufrieden zu stellen - und gleichzeitig die Abhängigkeit von einem schrumpfenden Personalbestand zu verringern. Es ist an der Zeit, dass Hoteliers die Automatisierung annehmen, nicht als Ersatz für den Service, sondern als Werkzeug zur Verbesserung der Effizienz und des Gästeerlebnisses für die kommenden Jahre.